Digitaal documentbeheer

Belangrijke documenten, foto’s, filmpjes worden vandaag digitaal aangemaakt. Maar op de pc of andere digitale dragers ontstaat al snel een kluwen van verschillende documenten, hopen foto’s die een ongestructureerd geheel vormen. Deze tips helpen je op weg om ook je digitale documenten duurzaam te beheren. Ze zijn immers het cultureel erfgoed van de toekomst.


Digitaal documentbeheer

Een duurzaam digitaal documentbeheer wil gedigitaliseerde bestanden (bv. een gescande foto of document) en digital born bestanden (bestanden die van bij ontstaan of ‘geboorte’ al digitaal zijn) duurzaam beheren zodat ze op lange termijn raadpleegbaar zijn.

Waarom is het belangrijk om een digitale documenten duurzaam te beheren?

Ten eerste kunnen digitale bestanden je werking staven. Voor bv. een organisatie documenteren ze wat je doet als vereniging. Digitale documenten hebben vaak ook een juridische waarde. Ze kunnen gelden als bewijsmateriaal, maar bepaalde soorten verenigingen (vzw’s, enz.) zijn verplicht om bepaalde informatie bij te houden (bv. de jaarverslagen, de boekhouding…). Een goed documentbeheer zorgt er ook voor dat je efficiënt omspringt met informatie wat de nodige continuïteit en vlotheid garandeert. Het kan je ook heel wat tijd besparen om niet telkens naar bepaalde documenten te moeten zoeken. Ten slotte moeten we er ons bewust van zijn dat de digitale informatie van vandaag bronnen zijn van de 21e eeuw. Het gaat over het erfgoed van morgen, als bron van onderzoek naar de identiteit van een maatschappij.


Bedreigingen

Het digitale karakter van veel informatie is van een totaal andere aard dan voordien. Hierbij moeten we rekening houden met een aantal bedreigingen. Ten eerste is er de vindbaarheid. Losse dragers zoals bv. een usb-stick dreigen verloren te gaan, bestanden kunnen per ongeluk gewist worden of blijken onvindbaar. De toegankelijkheid van online informatie op bv. YouTube of een emailprogramma is niet gegarandeerd. Vindbaarheid van bestanden kan ook een probleem zijn als de bestanden niet gecentraliseerd bewaard worden. Bij verenigingen is het bv. mogelijk dat verschillende voorzitters de documenten van de periode van hun voorzitterschap bewaren waardoor het overzicht zoek is.

Ook de afspeelbaarheid van digitale bestanden kan een probleem vormen. De digitale dragers evolueren razendsnel. Het is niet meer zo evident om cassettes of diskettes af te spelen. Heb je wel nog oudere afspeelapparatuur, dan kan het vinden van reserveonderdelen of de nodige technische kennis een probleem zijn.

Als gevolg van de snelle technologische evolutie is ook de hanteerbaarheid een bedreiging. Lang niet iedereen weet nog hoe een cassettespeler te bedienen. Ten slotte kan ook de leesbaarheid problemen opleveren. De software evolueert waardoor oudere extensies niet meer gekend zijn en dus niet meer geopend kunnen worden. Digitale dragers kunnen ten gevolge van schade door vocht of licht beschadigd zijn en dus niet meer leesbaar.


Aan de slag!

Nu volgen een aantal tips om zelf je digitale bestanden duurzaam te ordenen en te beheren. Op 12 december 2013 organiseerde de erfgoedcel een vorming rond dit thema. De presentatie kan je hier downloaden.

1. Digitale bestanden samenbrengen

Een eerste stap verzamelt alle digitale bestanden. Externe harde schijven, informatie op usb-sticks, bestanden op één of meerdere pc’s worden samengebracht (eventueel in een aparte map op je pc of via een andere vorm van digitale opslag). Voor alle veiligheid maak je hiervan best ook een veiligheidskopie.

Je hebt nu een overzicht van alle digitale bestanden. Vooraleer je start met de ordening test je de bestanden op virussen. Hiervoor bestaat gratis software zoals AVG Antivirus Free (voor Windows, gratis via http://free.avg.com/ww-en/homepage) of Avast! Free Antivirus (voor Windows en Mac, gratis via http://www.avast.com/nl-be/index).

Neem alvast de tijd voor deze eerste stap! Anders riskeer je extra chaos te creëren.

2. Mappenstructuur aanmaken

Een mappenstructuur structureert je digitale bestanden. Hiermee creëer je orde en vermijd je dubbels. De bedoeling is om je opslagplaats zo efficiënt mogelijk te gebruiken. De mappenstructuur kan je zien als een boomstructuur met een aantal hoofdmappen met vertakkingen in de submappen.

Ten eerste maak je best een kopie van je bestaande mappenstructuur (eventueel met de naam ‘te ordenen’). De opmaak van een nieuwe mappenstructuur is best gebaseerd op je taken en activiteiten. Je vertrekt van het algemene in de hoofdmappen en zet het specifiekere in de submappen. De opmaak van een structuur is afhankelijk van de aard van je taken of activiteiten, en komt daarmee overeen.

Bij de naamgeving van je mappen hou je rekening met deze richtlijnen:

• Kort en duidelijk, een kernwoord
• Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’
• Vermijd spaties! Bv. Raad_Van_Bestuur of RaadVanBestuur ipv • Raad van Bestuur
• Maximum diepte van 5 mappen
• Geen dubbels
• Hoofdmap niet herhalen in submap
• Aantal afspraken opmaken en naleven als meerdere mensen in de mappen werken
• Vermijd map ‘Varia’

Eens je mappenstructuur vastligt kan je de digitale bestanden van de map ‘te ordenen’ verplaatsen naar de nieuwe structuur. Wat niet meer relevant is kan je nu ook verwijderen. Lege mappen en losse documenten in een hoofdmap zijn te vermijden.

Voorbeeld van een mappenstructuur uit de privésfeer:

3. Bestanden benoemen

Je beschikt nu over een duidelijke mappenstructuur en je hebt de nog nuttige bestanden in de juiste map opgenomen. In een goed documentbeheer besteed je ook de nodige aandacht aan de namen van die digitale bestanden. Die volgen best een vaste structuur en volgen deze richtlijnen:

• Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’
• Duidelijke en unieke benaming
• Betekenisvolle namen: bestand niet openen om te weten wat erin staat
• Mapnaam van bestand niet herhalen
• Vermijd spaties! Bv. 20131121_verslag of 20131121verslag (datum is jjjjmmdd)
• Volgorde van elementen in naamgeving bepaalt structuur (datum eerst vs. type eerst)

Voorbeeld:

– Brief Bank wordt Brief_Bank_20131105.doc
– Scan 000001 wordt CMJP20131028_001
– Ledenlijst wordt Ledenlijst_2013.xls

TIP: Met gratis software kan je reeksen bestanden automatisch een nieuwe naam geven. FileRenamer Basic kan je gratis downloaden: http://www.filerenamer.net/?gclid=CMC3-v7N8LsCFbGWtAodIgUAIg.

4. Bestandsformaten

Een bestandsformaat zorgt ervoor dat een bestand kan worden geopend met de juiste structuur en lay-out. Bepaalde bestandsformaten bieden een betere garantie voor bewaring op lange termijn.

We maken een onderscheid tussen gecomprimeerde bestanden en niet-gecomprimeerde bestanden. Gecomprimeerde bestanden zijn goed voor online gebruik. De compressie zorgt ervoor dat een aantal bits verdwijnen. Er is bijgevolg een extra softwarestap nodig om de bestanden correct te openen. De bekendste gecomprimeerde formaten zijn .jpeg, mp3… Voor langetermijnbewaren opteren we voor niet-gecomprimeerde bestanden. Aangeraden zijn .tif voor foto’s; .pdf voor teksten; .wav voor geluidsopnames; xml. voor mailbestanden.

5. Bewaartermijnen

Belangrijk in een goed documentbeheer is om te bepalen wat je allemaal gaat bewaren en hoe lang. Op die manier kan je efficiënter omspringen met je opslagcapaciteit.

Je bent best vertrouwd met de wetgeving ronde bepaalde bewaartermijnen. Vzw’s zijn bv. verplicht om bepaalde zaken zoals de oprichtingsstatuten, de dossiers rond subsidiëring, etc. voor altijd te bewaren. Documenten met een administratieve aard moeten maar tijdelijk bewaard worden (bv. bestelbons, documentatie, personeelsdossiers…).

Kladversies en dubbels mogen gewist worden. Bestanden kunnen in verschillende mappen thuishoren maar dit wordt beter vermeden. Als je echt een bestand op twee plaatsen in je mappenstructuur wil zetten dan doe je dit via een snelkoppeling.

Om te bepalen wat je verder moet bewaren, kan je je deze vragen stellen:

• Heeft het bestand een financiële/juridische waarde?
• Heeft het een praktisch nut?
• Emotionele waarde?
• Geldt het bestand als een geheugensteun of kennisbron?
• Heeft het een cultuurhistorische waarde?

Als het antwoord op deze vragen ‘ja’ is, kan je het bestand bewaren.

TIP: er bestaat gratis software om dubbels op je pc op te sporen. Hier kan je de software gratis downloaden.

6. Emails bewaren

Emails zijn klassieke documenttypes. Mails te maken met de taken van je organisatie of van officiële instanties sla je dan ook best op in de mappenstructuur. Nieuwsbrieven, documentatie of spam kan je wissen. Door mails op te nemen in je mappenstructuur maak je de informatie toegankelijker. Een mailbox is enkel toegankelijk voor de eigenaar ervan en door mails op te nemen in een boomstructuur hebben meerdere personen toegang tot de informatie. Bovendien is het ook veiliger, voor het geval een mailbox crasht of een mailprogramma betalend wordt. Mails vormen vaak ook deel uit van een bepaald ‘dossier’ en vervolledigen dit dossier.

Bij de naamgeving van je mail volg je de richtlijnen van andere digitale bestanden (zie 3. Bestanden benoemen)? Je vermeldt steeds

• de datum (JJJJMMDD)
• de afzender
• de ontvanger
• het onderwerp

Belangrijk is dat je een vaste structuur aanhoudt. Door de datum voorop te zetten sorteer je chronologisch, door het onderwerp eerst te zetten sorteer je thematisch.

Voorbeelden:

– 20131212_EDP_RvB_Agenda
– EDP_20131212_RvB_Agenda
– Agenda_RvB_EDP_20131212

Bijlagen bij mails bewaar je best bij de mails zelf. In de naam van je bijlage kan je verwijzen naar de mail waarbij de bijlage zat. Een mail wordt dan bv. dit: 20120304_EDP_JDeVos_projectverslag.xml en de daarbijhorende bijlage krijgt deze naam: Projectverslag_20120304_mailJDeVos.pdf.

7. Digitale dragers

Digitale dragers bevatten digitale gegevens. Er zijn verschillende soorten digitale dragers en de evolutie staat niet stil. Hier volgen een aantal van de courante types met de voor- en nadelen.

• Externe harde schijf: is betaalbaar en heeft een grote opslagcapaciteit. De schijf is niet bestand tegen schokken en wordt dus best niet getransporteerd. Ze is ook gevoelig aan vocht en temperatuurschommelingen.

• Optische dragers: cd’s, dvd’s, Blu-Ray’s zijn optische dragers die data lang intact houden. Ze zijn ook gevoelig aan temperatuurschommelingen en een hoge luchtvochtigheid. De schijfjes zelf raken snel beschadigd. Cd’s en dvd’s met een gouden laagje krijgen de voorkeur. Bewaar de optische dragers in een plastic doosje, rechtopstaand.

• Flashdrive (usb-stick): klein formaat met grote opslagcapaciteit. Bestand tegen schokken. Moet echter regelmatig vervangen worden en grotere kans op verlies van de stick.

• Cloud: online bewaring van gegevens. Bedrijven ontwikkelen software om gegevens online te bewaren dus is vaak duur. Via cloudcomputing kan je online bestanden bewaren en delen (vb. Dropbox).

Elke drager kent een aantal risico’s en heeft een beperkte levensduur. Het is aangewezen om de dragers regelmatig te controleren en te vernieuwen. Ze worden ook bewaard op een koele, droge plek, liefst afgesloten. Zorg voor minstens één back-up op een andere drager en bewaar de back-up op een andere plaats.


BRONNEN

• Digigids@work – AMVB, Stephanie Aertsen, online op website van AMVB
• Digitaal documentbeheer. Een voorbeeld van goede praktijk – Jeroen Poppe, digitaal raadpleegbaar op www.faronet.be
• Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten – Filip Boudrez http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf
• Standaarden voor bestandsformaten – Filip Boudrez http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf