Digitalisering

Meer en meer verenigingen kiezen ervoor om hun collecties te digitaliseren. Bij dit proces komt uiteraard heel wat kijken. We bundelen hier alvast een aantal tips. Het is onmogelijk om hier alle aspecten die met digitaliseren te maken hebben op te sommen. Voor specifieke vragen wend je je best tot de erfgoedcel.


Tips bij het digitaliseren van vlak materiaal

Zelf aan de slag om een fotocollectie of archief te digitaliseren? Hier volgen een aantal tips waarmee je best rekening houdt.

• Zorg ervoor dat de scanner stofvrij is en dat je materiaal recht op de scanner ligt. Zo vermijd je correcties achteraf
• Ook de achterzijde kan interessante informatie bevatten: een tekst op een postkaart, aantekeningen op een document, zegels of reclame. Scan de achterzijde ook in als ze relevant is.
• Scan ruim genoeg. De gekartelde randen van foto’s, vergeelde of beschadigde randen van documenten moeten mee gescand worden.
• Scan foto per foto. Ook als de foto’s bv. in een album gekleefd zijn, selecteer en scan je foto per foto.
• Scan altijd in kleur, ook al gaat het om zwart-wit foto’s. Alle kleurnuances moeten immers mee gescand worden. Kies een kleurdiepte van minstens 16 bit en bij voorkeur 24 bit.
• Scan in voldoende hoge resolutie. De minimumresolutie is 300 dpi (prentkaarten en foto’s). Kleinere documenten worden best op 600 dpi gescand, dia’s en negatieven op 1200 dpi. Je kan je resolutie selecteren bij de scaninstellingen voor je begint met scannen.
• Sla je scans op in TIFF. Dit bestandstype comprimeert de bestanden niet, zoals JPEG dat wel doet. TIFF bestanden zijn weliswaar grotere bestanden, maar duurzamer omdat er geen compressie toegepast wordt op je digitale bestand.

TIP! De uitleendienst van de erfgoedcel stelt twee scanners ter beschikking. Hiermee kan je A3-formaten, negatieven, glasnegatieven en dia’s scannen. Neem een kijkje in onze uitleendienst. Je kan de scanner mee naar huis nemen of hem hier gebruiken. We tonen je stap voor stap hoe je aan de slag gaat.


 CEST-standaarden

CEST staat voor de Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox, een project opgestart in 2010 en uitgevoerd door PACKED vzw en eDAVID vzw in opdracht van het agentschap Kunsten en Erfgoed. CEST heeft tot doel de Vlaamse erfgoedinstellingen wegwijs te maken in het gebruik van standaarden bij het creëren, beheren en toegankelijk maken van digitale collecties. Sinds 2011 maakt CEST structureel deel uit van PACKED vzw.

De toolbox biedt een overzicht van internationale standaarden voor de digitalisering en beschrijving van erfgoed en welke standaarden aangewezen zijn. Daarnaast biedt CEST ook een overzicht van softwarepakketten die je kan gebruiken als collectiebeheerder. Handig zijn de praktijkvoorbeelden die dienen als hulpmiddel om CEST-richtlijnen, standaarden en software in de praktijk toe te passen. De Use Cases bieden een antwoord op vragen als hoe en op welke kwaliteit digitaliseer je? Welke bestandsformaten gebruik je? Hoe registreer je een collectie? Wat doe je vooral beter niet? Ga je anders te werk met foto’s, archiefdocumenten, audio en video?

Bepaalde terminologie kan vrij specifiek klinken. Het glossarium is een lijst met vaktermen die op de website worden vermeld en hun betekenis.


Digitale bewaring

Je collectie digitaliseren is een goede stap naar bv. ontsluiting van je collectie. Uiteraard blijft het echte of ‘analoge’ bestand het belangrijkst. Digitale bestanden blijven namelijk kwetsbaar. De technologie staat niet stil, dit geldt ook voor allerlei software en hardware. De kans bestaat dus dat bepaalde dragers later waardeloos worden. De diskette van vroeger kan je vandaag niet meer lezen dus het is niet ondenkbaar dat huidige dragers ook nog zullen evolueren. Digitale dragers kunnen verder ook slijten of stuk gaan.

Een aantal tips om hiermee om te gaan:

• Bewaar een kopie van de digitale bestanden op bv. een externe harde schijf, zo heb je een back-up. Idealiter bewaar je ook een externe harde schijf buiten je kantoor/lokaal.
• Controleer en vervang cd’s, dvd’s en harde schijven regelmatig.
• Controleer regelmatig of de gebruikte bestandsformaten te openen zijn en converteer ze eventueel naar nieuwe bestandstypes voor het te laat is.
• Zogenaamd ‘digital born data’, of data die vanaf het ontstaan digitaal is, verdient extra zorgen. Het heeft namelijk geen analoge tegenhanger.

♦ Een interessante website is www.den.nl van het Kenniscentrum digitaal erfgoed.


Handboek digitaliseren FARO

In 2011 stelde FARO tijdens Informatie aan Zee het Handboek documenten digitaliseren. Technische aspecten en kwaliteitseisen voor. Het handboek vloeide voort uit een cursustraject over digitaliseren en digitaal archiveren. Het handboek gaat specifiek over ‘documenten’, dus over alles wat tweedimensionaal is zoals boeken, foto’s, kaarten, dia’s, glasnegatieven… Driedimensionale objecten zijn buiten beschouwing gelaten.

In het boek wordt het volledige digitaliseringsproces doorlopen, stap voor stap.

• Hoe ga ik op een veilige manier om met mijn analoge originelen?
• Wat voor toestellen koop ik?
• Hoe kalibreer ik mijn toestel?
• Welke instellingen kies ik?
• Welke bewerkingen voor ik uit op mijn scans?
• Wat voor bestandsformaten en compressiealgoritmen gebruik ik best (niet)?
• Hoe controleer ik de kwaliteit?
• Hoe ken ik bestandsnamen toe?

Handige kennis als je zelf aan de slag wil of als je het digitaliseringsproces wil uitbesteden. Ook dan is een grondige kennis nodig bij o.a. de opmaak van een bestek en de onderhandeling met firma’s.

Het handboek kan je hier downloaden.


DigiGIDS van AMVB

Het AMVB, archief en museum voor het Vlaamse leven te Brussel ontwikkelde een handig handboek om zowel thuis als op het werk met je digitaal archief aan de slag te gaan. DigiGIDS wil DigiGIDS wil medewerkers en vrijwilligers van kleine organisaties sensibiliseren en motiveren om bewust om te gaan met hun digitaal archief. Efficiënt documentbeheer vergemakkelijkt de dagelijkse werking van een organisatie, bovendien zijn vzw’s wettelijk verplicht hun werking te documenteren. Je vindt onder andere tips over het bewaren van e-mail, het maken van back-ups en het ordenen van je mappenstructuur.

De DigiGIDS@work en de DigiGIDS@home kan je hier downloaden.

In 2013 organiseerde de erfgoedcel een vorming rond digitaal documentbeheer. De presentatie kan je hier downloaden.


Erfgoedbank Land van Rode – digitale beeldbank van het Land van Rode

In 2012 lanceerde de erfgoedcel de Erfgoedbank Land van Rode, een digitale beeldbank over het Land van Rode. Hierin wordt voornamelijk foto- en archiefmateriaal gedigitaliseerd, beschreven en ontsloten via een website.

Verenigingen en privémensen kunnen hun collectie zelf digitaliseren of dit laten doen door vrijwilligers van de erfgoedcel. De objecten (foto’s, documenten, audiofragmenten…) worden beschreven en krijgen een plaatsje op de erfgoedbank. De erfgoedcel waakt erover dat de juiste standaarden gebruikt worden en dat de gegevens uitwisselbaar zijn met andere systemen.

Meer achtergrondinformatie over de erfgoedbank vind je hier.

Contacteer ons als je jouw collectie ook op de erfgoedbank wil plaatsen!